Transmission de l’information et des directives

Transmission de l’information et des directives

DESCRIPTION GÉNÉRALE

Titre

Transmission de l’information et des directives

Compétence

00UY : Communiquer oralement en français

Élément de compétence

Transmettre de l’information et des directives

Objectif d’enseignement

Amener les étudiants à prendre conscience du savoir-faire et des techniques à mettre en pratique pour transmettre efficacement de l’information et des directives.

Objectifs d’apprentissage

  • Comprendre l’importance de l’utilisation rigoureuse des techniques de communication.
  • Comprendre l’importance de l’utilisation d’un vocabulaire d’affaires approprié entre collègues de travail.
  • Déterminer les comportements et les attitudes à adopter lors de la transmission d’information et de directives.
  • Reconnaître les niveaux de langue adaptés aux situations de conversations d’affaires. 

Concepts

LANGAGE VERBAL

Niveau de langue : Transmission de l’information et des directives 1 et Transmission de l’information et des directives 2
(vocabulaire, syntaxe, grammaire)

Écoute active : Transmission de l’information et des directives 1 et Transmission de l’information et des directives 2
(clarification, interprétation correcte)

Protocole : Transmission de l’information et des directives 1 et Transmission de l’information et des directives 2
(communication directe)

Voix : Transmission de l’information et des directives 1 et Transmission de l’information et des directives 2

  • Débit : Transmission de l’information et des directives 1

LANGAGE NON VERBAL

Attitudes : Transmission de l’information et des directives 1 et Transmission de l’information et des directives 2

  • Écoute : Transmission de l’information et des directives 2
  • Ouverture à l’autre : Transmission de l’information et des directives 2
  • Courtoisie : Transmission de l’information et des directives 2
  • Clarté : Transmission de l’information et des directives 1 et Transmission de l’information et des directives 2
  • Jugement éthique : Transmission de l’information et des directives 1

Résumé

L’élément de compétence Transmettre de l’information et des directives est une des composantes importantes de la compétence Communiquer oralement en français. En effet, dans le milieu des affaires, la qualité des échanges entre les employés témoigne des valeurs de l’entreprise et des règles de courtoisie qu’elle impose non seulement à l’égard des clients, mais aussi entre collègues.

La ressource comporte deux activités :

  • Transmettre de l’information et des directives 1
  • Transmettre de l’information et des directives 2

Dans l’activité Transmettre de l’information et des directives 1, les étudiants visionnent une capsule vidéo mettant en scène une préposée à l'accueil qui doit montrer à une nouvelle employée le fonctionnement d’un téléphone multifonction. Cette capsule vidéo met l’accent sur les techniques de communication appropriées à la transmission d’information et de directives telles que la clarification, la reformulation, le vocabulaire, l’assurance, et l’écoute. En se basant sur leurs connaissances personnelles, les étudiants visionnent la capsule vidéo et remplissent la grille d’observation en évaluant 8 points observables. Par la suite, en équipe, ils répondent aux 8 questions de la fiche d’activité.

Dans l’activité Transmettre de l’information et des directives 2, les étudiants visionnent une capsule vidéo mettant en scène une technicienne en documentation travaillant dans une bibliothèque et qui explique à un étudiant comment la cote d'un livre permet de le localiser. Cette capsule vidéo met l’accent sur les techniques de communication appropriées à la transmission d’information et de directives telles que la clarification, la reformulation, le vocabulaire, l’assurance et  l’écoute. En se basant sur leurs connaissances personnelles, les étudiants visionnent la capsule vidéo et remplissent la grille d’observation en évaluant 9 points observables. Par la suite, en équipe, ils répondent aux 9 questions de la fiche d’activité.

Les étudiants prendront ainsi conscience des éléments suivants, essentiels à la communication, que les enseignants peuvent associer aux critères de performance de la compétence Communiquer oralement en français du programme d’études Techniques de bureautique :

  • Capacité de transmettre de l’information et des directives
    • Organisation de l’information
    • Précision du vocabulaire
    • Capacité d’écoute
    • Qualité du français
    • Ouverture à l’autre

Contexte de réalisation

En laboratoire informatique ou en classe munie d’un ordinateur,
d’un projecteur et d’un écran de projection, les étudiants font leur apprentissage individuellement ou en équipe à partir de capsules vidéo et de discussions orientées sur l’élément de la compétence à développer. 

Durée

50 minutes environ

Matériel didactique

  • Capsules vidéo
  • Grilles d’observation: une par étudiante ou étudiant
  • Fiches d’activité: une par étudiante ou étudiant
  • Corrigés des fiches d’activité : un par étudiante ou étudiant

Équipement

EN SALLE DE CLASSE

  • Poste informatique (pour l’enseignante ou l’enseignant)
  • Projecteur
  • Écran de projection

EN LABORATOIRE INFORMATIQUE

  • Poste informatique avec casque d’écoute pour chaque étudiante ou étudiant, idéalement
  • Internet
  • Imprimante (au besoin)

LOGICIELS UTILISÉS

  • Logiciel de lecture et d’impression de fichiers PDF (par exemple, Acrobat ReaderMD)
  • Logiciel permettant l’annotation et l’impression de fichiers PDF (par exemple, Acrobat ProMD)
  • Logiciel de projection sur les écrans individuels (par exemple, SyncroEyesMD, SmartSyncMD) si les étudiants visionnent la capsule vidéo individuellement en laboratoire informatique.

DÉROULEMENT

Démarche proposée 

Le visionnement des capsules vidéos permet aux étudiants d’évaluer leurs connaissances en communication. Les grilles d’observation servent à réactiver leurs connaissances.

  1. En préparation au cours, demandez aux étudiants de visionner les capsules vidéo à la maison et indiquez-leur le lien pour obtenir les grilles d’observation. Indiquez aux étudiants que cette première étape de l’activité doit être réalisée individuellement avant le cours et que la suite de l’activité aura lieu en classe et en équipe de quatre.
  2. Le jour du cours, les étudiants se présentent en classe avec leurs grilles d’observation remplies. Résumez le contenu des capsules vidéo et le travail que les étudiants devaient faire à l’aide des grilles d’observation.
  3. Ensuite, demandez aux étudiants de former des équipes de quatre et de se répartir les rôles permettant le bon déroulement de l’activité.

On propose les quatre rôles suivants :

Animatrice ou animateur : Cette personne a la responsabilité de diriger les échanges et d’éviter qu’on s’éloigne de la cible. Elle éveille le désir de participation chez les étudiants qui s’effacent et s’assure  que deux étudiants ne se mettent pas à dialoguer en oubliant d’inclure le reste de l'équipe aux discussions.

Gestionnaire du temps : Cette personne s’assure que les membres de l’équipe respectent le temps alloué à chaque question pour effectuer le travail demandé et terminer l’activité dans les limites du temps prescrit.

Secrétaire : Cette personne consigne le plus fidèlement possible les échanges entre les membres de l’équipe, tout en s’assurant de noter les points essentiels.

Porte-parole : À l’aide des notes prises par la ou le secrétaire, cette personne communique à l’ensemble des étudiants de la classe les résultats des observations et ses réponses aux questions des fiches d’activité.

  1. Les étudiants doivent récupérer les fiches d’activité sur le site.  En équipe, ils répondent aux questions et doivent s’entendre sur les réponses.
  2. Par la suite, les porte-parole, à tour de rôle, lisent et expliquent les réponses au grand groupe.
  3. Réservez quelques minutes à la fin de chaque activité pour la conclure.

AVANT L’ACTIVITÉ

Préparation des lieux

Assurez-vous de réserver une salle de classe avec ordinateur, projecteur et écran ou un laboratoire informatique.

Si l’activité a lieu en laboratoire informatique, assurez-vous que les appareils sont munis des logiciels nécessaires.

Au besoin, imprimez les documents nécessaires.

Préparation pédagogique pour l’enseignante et l’enseignant

Révisez les concepts étudiés afin de pouvoir faire les rappels nécessaires, au besoin.

PHASE DE PRÉPARATION 

Élément déclencheur et activation des connaissances antérieures

Posez des questions aux étudiants :

  • Est-ce plus facile de suivre des directives orales ou des directives écrites ?
  • Quelle est la première chose à faire lorsqu’on doit donner des directives ou de l’information ?
  • Quelle différence y a-t-il entre « information » et « directives » ? Écrivez ces mots au tableau.

Présentation globale de l’activité

Présentez les objectifs, le contexte de réalisation et le déroulement de l’activité.

Présentation de l’activité de préparation

Présentez les objectifs, le contexte de réalisation (en classe ou à la maison) et le déroulement de la phase de préparation. Présentez ensuite les grilles d’observation en les lisant et en les expliquant.

Projection des capsules vidéo

Projetez chaque capsule vidéo avant le cours où l’activité aura lieu ou demandez aux étudiants de les visionner à la maison.  Dans ce dernier cas, donnez des consignes aux étudiants et dites-leur où trouver les capsules vidéo, les grilles d’observation et les fiches d’activité.

Les étudiants remplissent individuellement les grilles d’observation et les conservent, car ils s’en serviront dans la phase de réalisation.

PHASE DE RÉALISATION

Présentation de l’activité

Présentez les objectifs, le contexte de réalisation (en classe et en équipe de quatre), les rôles et le déroulement des activités. Présentez ensuite les fiches d’activité en les lisant et en les expliquant.

Discussion en équipe

Les étudiants discutent en équipe en se référant à leurs grilles d’observation remplies, puis répondent en équipe aux questions des fiches d’activité.

Animez les discussions des équipes, au besoin.

Plénière

Encouragez la discussion et la mise en commun des réponses des étudiants et faites un rappel des concepts, au besoin. Projetez des segments des capsules vidéo, au besoin.

PHASE D’INTÉGRATION ET DE RÉINVESTISSEMENT

Retour sur l’élément déclencheur

Concluez l’activité en posant de nouveau la question choisie comme élément déclencheur et pour réactiver les connaissances antérieures.

Retour sur les grilles d’observation

Posez la question suivante aux étudiants :

  • Notez-vous des changements dans vos perceptions ?

Retour sur les objectifs d’apprentissage

Posez les questions suivantes aux étudiants :

  • Dans quel contexte de travail aurez-vous besoin de l'élément de compétence Transmettre de l'information et des directives ?
  • Pourquoi est-il important de bien se préparer à la transmission d’information et de directives ?